ساعت کاری مناسب برای کارمندان چه زمانی است؟

اگر کمی زودتر از محل کار خارج شویم چه می‌شود؟ اگر برنامه کاری روزانه ما کوتاه‌تر باشد چه؟ آیا این موضوع می‌تواند راز یک زندگی سالم و خلاق‌تر باشد؟ آیا می تواند باعث کارایی بیشتر شرکت‌ها شود؟

دنیای کسب و کار در حال بازطراحی اصول سازمانی خود است. شرکت‌ها و کارمندان هر روز بیشتر متوجه ناکارآمدی روش‌های سنتی مدیریت می‌شوند. در روش‌های سنتی، فرسودگی کارمندان چند برابر می‌شود، بیماری‌های ناشی از استرس کاری افزایش می‌یابد، بی حوصلگی و خستگی مداوم بخشی از زندگی روزمره کارمندان در بسیاری از شرکت‌ها شده است.

هر روز شرکت‌های بیشتری به روش‌هایی چون: دورکاری کارمندان، چرت زدن در محل کار و دیگر روش‌های نوین مدیریتی روی می‌آورند. روش‌های جدیدی برای مدیریت زمان کار، مانند افزایش زمان مرخصی یا استراحت منظم در طول روز نیز به کار برده می شوند.

اما در میان آخرین روش‌های محبوب برای افزایش بازدهی کارمندان در بین مولدترین شرکت‌های جهان، گرایشی جدید در حال ظهور است؛ کاهش حجم روزانه کار. در این مطلب به بررسی این روش بهینه سازی ساعت مناسب کار می پردازیم.

دقیقا چرا پنج روز در هفته و روزی هشت ساعت کار می‌کنیم؟

روزهای کاری هشت ساعته در قرن بیستم به الگوی سنتی کارگران تبدیل شد. ما ساعت 9 صبح شروع به کار می کنیم و بسته به زمان استراحت غذا، بین ساعات 5 تا 7 بعد از ظهر، کار را تمام می‌کنیم. هنگامی که خورشید شروع به غروب کردن می‌کند، اکثر انسان‌ها حدود 8 ساعت کار روزانه‌‌شان را انجام داده‌اند. اما چرا هشت ساعت؟ این ایده که امروزه برای خیلی از مدیران موفق هم کاملا طبیعی به نظر می‌رسد و تصمیمی است که بدون فکر کردن آن را اجرایی می‌کنند، از یک شعار ساده که تقریباً 200 سال قدمت دارد به ارث رسیده است.

این شعار آغاز انقلاب صنعتی بود. کارخانه‌ها از طریق نیروی کار کارمندانشان رشد می‌کردند. کارخانه‌ها کارمندان را تا آن جا که ممکن بود تحت فشار قرار می‌دادند و اکثر افراد (این جا منظور بیشتر آقایان است) 6 روز در هفته و بین 12 تا 15 ساعت در روز کار می‌کردند. رابرت اوون، تولیدکننده منسوجات بریتانیایی، شروع به بحث در مورد این ایده کرد که اگر شرکت‌ها کارمندان موفق، خوشحال و سالم به جای کارمندان خسته و بی‌حوصله‌ای که مرتکب اشتباهات و خطاهای بیشتری می شوند داشته باشند، بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. بنابراین او یک برنامه اجتماعی برای بهبود کیفیت زندگی کارمندان خود راه اندازی کرد؛ کار کودکان را متوقف کرد و برنامه کاری بقیه کارگران را کاهش داد. در سال 1817، او شعار هشت ساعت کار، هشت ساعت تفریح، هشت ساعت استراحت” را راه اندازی کرد. برنامه‌ای که امروزه نماد تعادل یک روز کاری است.

اما اولین بار در زمان هنری فورد، تولید کننده آمریکایی اتومبیل و مغز متفکر خط تولید، بود که ما هفته کاری 6 روزه را با هفته کاری 5 روزه تعویض کردیم. فورد دریافت که هفته‌های کاری کوتاه‌تر، باعث افزایش بهره وری در بین کارمندانش می‌شود. اما مهمتر از آن، او متوجه شد که برای این که بتواند به کارگرانش ماشین‌هایی که خودشان می‌سازند را بفروشد، آن‌ها نیاز دارند که اوقات فراغت بیشتری داشته باشند و به سفرهای جاده‌ای بیشتری بروند تا بتوانند از اتومبیل‌هایشان لذت ببرند.

روزهای کاری کوتاه‌تر: یک ضرورت بیولوژیکی

ایده 8 ساعت کار متوالی در روز، با سیستم بیولوژیکی بدن ما کاملا در تضاد است. ارگانیسم‌های بدن ما توان مولد و خلاق بودن به میزان 8 ساعت متوالی در روز را ندارند. به ویژه با توجه به مفهومی که “ریتم شبانه روزی بدن” یا چرخه‌های بیولوژیکی روزانه بدن نامیده می شود. نحوه واکنش نشان دادن بدن ما در طول روز به عوامل زیادی بستگی دارد: هورمون‌ها، رژیم غذایی، قرار گرفتن در معرض نور روز و غیره. آن چه دانشمندان فعال در این زمینه دریافتند این است که ما ریتم بیولوژیکی بسیار خاصی داریم. در نتیجه فقط در اوقات خاصی از روز، از نظر ذهنی و جسمی، بازده بیشتری داریم.

برای مثال، ما می دانیم که بدن انسان در روز دو قله بهره وری دارد. اولی اواخر صبح اتفاق می‌افتد. پس از بیدار شدن از خواب، مغز به تدریج فعال می شود و قبل از ظهر (به طور متوسط تا ساعت 1 بعدازظهر) در فعال‌ترین حالت خود قرار می‌گیرد. پس از آن دوره‌ای شروع می‌شود که مغز چندان مولد نیست ( حدودا تا ساعت 3 یا 4 بعد از ظهر). سپس بدن به تدریج دوباره فعال شده و تا ساعت 5 و 6 عصر به حداکثر بهره وری، از نظر فیزیکی، می رسد. به طور خلاصه، بدن ساخته شده است تا صبح‌ها فکر کند، کارهایی را که به تمرکز کمی نیاز دارند را در اوایل بعد از ظهر انجام دهد و کارهای بدنی را نیز در اواخر بعد از ظهر و اوایل شب انجام دهد. برخی مطالعات حاکی از آن است که بدن در اواخر عصر، یعنی حدود ساعت 9 شب، نیز دارای یک دوره اوج خلاقیت است. البته این ریتم‌ها همیشه دقیق نیستند. بسته به افراد، ساعات خواب یا ریتم غذا خوردن آن‌ها، ممکن است این اعداد متفاوت باشند. اما به طور کلی عملکرد طبیعی بدن انسان به این شکل است.

هنگام انجام کار روزانه در یک شرکت، با وقفه از ساعت 12 تا 1 بعد از ظهر به دلیل خوردن ناهار، با ریتم طبیعی بدن خود کاملاً در تضاد هستیم. اول اینکه، ما دقیقاً زمانی که مغز ما بیشترین فعالیت را دارد در زمان استراحت غذا هستیم. سپس تقریباً یک سوم روز، از ساعت 1 تا 4 بعد از ظهر، وقتی بدنمان کمترین بازده را دارد کار می کنیم. به این صورت فقط اوایل صبح، زمانی که بیشترین بازده را در کل داریم، است که با سرعت ذهن و بدنمان هماهنگ هستیم.

به دلیل تجمع خستگی در مغز، کار در این مدت زمان به نتایج پایین تری در آزمون‌های شناختی و فکری رسیده است. حضور بیش از 8 ساعت در روز در محل کار، با سلامت کلی پایین‌تر و 40٪ خطر بیشتر ابتلا به بیماری‌های قلبی یا بیماری‌های مرتبط با استرس در ارتباط است. مطالعه دیگری که توسط آزمایشگاه بهداشت و ایمنی در انگلیس انجام شده است، نشان می دهد که ساعت‌های طولانی کار باعث خستگی، استرس، سردرد و اختلالات قلبی عروقی می شود. توجه داشته باشید که “ساعت‌های طولانی” شامل زمان رفت و آمد به محل کار هم می‌شود! برخی تحقیقات تا آنجا پیش می‌روند که می‌گویند بیش از 8 ساعت کار در روز به اندازه مصرف دخانیات برای سلامتی مضر است.

هر روز مطالعات بیشتری در این زمینه صورت می‌گیرد و نتیجه همه آن‌ها نشان می‌دهد که یک فرد فقط در مدت زمان محدودی در طول روز می‌تواند ذهن خود را روی کارهای فکری متمرکز کند! بعضی از مطالعات این عدد را 52 دقیقه متوالی در روز نشان می‌هند و بعضی دیگر 90 دقیقه. اما به طور کلی، نتایج نشان می‌دهند که در طی یک روز، ما فقط 6 ساعت از نظر ذهنی مولد هستیم، آن هم به شرط آن که به خوبی استراحت کرده باشیم.

زمان ایده‌آل برای کار کردن در روز چه زمانی است؟

کشورهایی که بالاترین میانگین ساعات کار هفتگی و روزانه را دارند، کشورهای کم بازده‌تری هستند و آن‌هایی که روزهای کاری کوتاه‌تری دارند، بیشترین بازده را دارند. همچنین، مطالعات انجام شده حاکی از آن است که شرکت‌هایی که ساعات کار روزانه کارمندان را به آن‌ها تحمیل می‌کنند، بازده کمتری نیز دارند.

در نهایت، دانشمندان به طور کلی زمان کار ایده آل روزانه را حدود 6 ساعت اعلام می‌کنند. البته در این حالت هم بیشترین میزان تمرکز کارمندان در صبح است. این همان روشی است که در سوئد در حال انجام است و آن‌ها در حال حاضر موفقیت چشمگیری را در این زمینه تجربه می‌کنند. بنابراین، کارگران از ساعاتی که بهره وری بالاتری دارند برای کار کردن استفاده می کنند و بعد از ظهرها سایر فعالیت‌های روزمره، از جمله فعالیت‌های اجتماعی، ورزشی و فرهنگی خود را انجام می‌دهند. این آزادی به کارمندان اجازه می دهد تا خستگی و تعادل بین زندگی و کار (که مهم‌ترین فاکتور برای مولد بودن است) را بهتر مدیریت کنند و همچنین به آن‌ها امکان این را می‌دهد که زندگی روزمره خارج از کارشان را هم بهتر مدیریت کنند. کارشناسان روانشناسی نشان داده‌اند که این روش برای تنظیم ساعات کاری، روشی است که باعث خوشحالی بیشتر کارمندان می‌شود؛ روزهایی همراه با کار بیشتر و تعطیلات طولانی‌تر. بنابراین بهتر است روزانه ساعات کمتری کار کنیم و تعطیلات کوچک و مکرر داشته باشیم؛ چون به نظر می رسد تعطیلات طولانی، تأثیر مخربی بر خلق و خو و بهره وری افراد دارد!

به طور خلاصه، با گذشت بیش از 200 سال، تقریباً تمام شرکت ها هنوز تحت شرایط روزهای کاری 8 ساعته کار می کنند. بنابراین جای تعجب نیست که استفاده از یک چارچوب کاری که 200 سال پیش برای بهبود شرایط ناخوشایند کارگران ایجاد شده است، اجازه دهد اکثر نیروهای کار امروزی ناراضی، از کار افتاده و در حال فرسودگی باشند. تحقیقات گسترده نشان داده است که کل روش مدیریت زمان کاری 8 ساعته برای روان افراد نامناسب است. به جای کار با ساعت‌های طولانی در هر روز، کار کردن در ساعات کوتاه‌تر به معنای بهره وری شدید و متمرکز است و باید به جای گذراندن کل روز خود در محل کار، زمان خود را تقسیم کرده و صبح‌ها بیشتر تمرکز و کار کنیم.

سخن پایانی

اگر می خواهید نیروهایی مولدتر، شادتر و سالم‌تر داشته باشید، وقت آن است که سبک مدیریتی دیگری را بپذیرید. این تغییر می‌تواند با کاهش ساعت کاری شروع شود!