نقش تیم منابع انسانی در سازمان چیست؟

تیم منابع انسانی یکی از تیم هایی است که همه افراد در شرکت می دانند که مهم هستند ولی هیچ کدام نمی دانند که آن ها دقیقا چه کاری انجام می دهند.

اما واقعا کار تیم منابع انسانی چیست؟

تفاوت عدیده ای بین یک تیم منابع انسانی سالم که در راستای پیشرفت سازمان تلاش می کند با یک نیروی منابع انسانی که کل سال را در گوشه ای از دفتر اصلی و کنار اسناد و مدارک تلنبار شده پنهان شده و تنها برای جشن پایان سال از دفتر خود خارج می شود، وجود دارد.

در این مقاله توضیح می دهیم که شما به عنوان یک مدیر موفق در یک سازمان یا به عنوان یک کارمند باید چه انتظاری از تیم منابع انسانی داشته باشید و اگر خودتان در این بخش مشغول به کار هستید چه وظایفی دارید.

منابع انسانی چیست؟

به بیان ساده، تیم منابع انسانی گروهی از افراد هستند که مسئول مدیریت چرخه زندگی کارمندان در سازمان هستند. چرخه زندگی کارمندان در سازمان شامل: پیدا کردن استعدادهای مورد نیاز سازمان، مصاحبه با آن ها، استخدام و تیم سازی، آموزش و ارتقا توان کارمندان، کمک به بهتر شدن شرایط کارمندان در محیط کار و در نهایت اخراج آن ها از سازمان است.

منابع انسانی چه کاری انجام می دهد؟

از هر کارمندی سوال بپرسید که “کار تیم منابع انسانی چیست؟” احتمالا به شما خشن ترین بخش کاری این تیم یعنی تعلیق یا اخراج کارمندان را ذکر می کند. اما واقعیت این است که تیم منابع انسانی حضور دارد تا از کارمندان حمایت کند، مشکلات آن ها را برطرف کند و فضایی راحت و آسوده برای آن ها مهیا کند.

در ادامه به برخی از وظایف تیم منابع انسانی خواهیم پرداخت:

1- مصاحبه با کاندیداهای استخدام

تیم منابع انسانی باید به خوبی نیازهای سازمان را بشناسد و اطمینان پیدا کند که در زمان استخدام نیروهای جدید این نیازها برطرف خواهد شد. استخدام نیروهای جدید به راحتی درج یک آگهی در سایت های استخدامی نیست؛ شما باید بازار را ارزیابی کنید، به مدیران و سرمایه گذاران مشاوره دهید و بودجه سازمان برای نیروهای انسانی را مدیریت کنید. سپس زمانی که آگهی شما درج شد باید بررسی کنید که آیا نیروهای درستی در حال فرستادن رزومه برای شما هستند یا خیر. فرایند جذب نیرو یکی از اصلی ترین و پرهزینه ترین بخش های کاری یک تیم منابع انسانی، از نظر زمانی و مالی است. یک فرد مناسب می تواند به سازمان جانی دوباره دهد و یک فرد اشتباه می تواند کل سیستم را متوقف کند.

2- استخدام بهترین گزینه

تیم منابع انسانی مسئول برگزاری مصاحبه های استخدامی، هماهنگی بخش های مختلف سازمان برای استخدام با توجه به نیازهای سازمان و فرهنگ سازمانی، مصاحبه با کاندیداها و مهیا کردن ساختارهای تعلیم و آموزش نیروها جدید است. آن های همچنین مسئول انجام کارهای اداری جذب و استخدام نیروهای جدید نیز هستند و باید مطمئن باشند که از لحظه جذب نیروی جدید تا لحظه خروج او از سازمان هیچ مشکل حقوقی ای پیش نخواهد آمد.

3- مراحل پرداخت به کارمندان

محاسبه پرداخت های ماهیانه به کارمندان نیز یکی دیگر از بخش های کاری تیم منابع انسانی است که باید هر ماه و در زمان معین انجام شود. تیم منابع انسانی باید هر ماه ساعات کاری کارمندان، مرخصی ها، پاداش ها و تنبیه ها، هزینه های هر فرد برای سازمان و تمامی فاکتورهای مهم در میزان پرداخت حقوق ماهانه به کارمندان را محاسبه کند.

4- اقدامات انضباطی

مسئولیت هایی که بر عهده تیم منابع انسانی است ممکن است باعث بدنامی آن ها در بین دیگر کارمندان شود. برای مثال زمانی که خطایی از کارمندی سر میزند این وظیفه تیم منابع انسانی است تا با او برخورد کند. البته شیوه انجام این برخوردها نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر این برخوردها به درستی انجام نشود ممکن است تبدیل به یک مشکل جدی، دعوی قضایی، خدشه دار شدن اعتبار سازمان و از دست دادن یک نیروی خوب و توانمند شود.

برای مثال اگر یک کارمند به طور روتین و روزانه با تاخیر وارد محل کار شود، حتی بعد از دریافت چندین اخطار از طرف سازمان، وظیفه تیم منابع انسانی است تا درباره این موضوع تحقیق کنند و ریشه مشکل را برطرف کنند. در این حالت ممکن است که تاخیر ورود این کارمند به سازمان به دلیل مشکلات شخصی ای باشد که با انجام جلسه های تراپی بتوان آن را حل کرد و یا حتی باید مسئله وقت شناسی و اهمیت آن در کار به این کارمند آموزش داده شود. بدین شکل به جای اینکه این کارمند را اخراج کنید و برای آن یک جایگزین جدید استخدام کنید و هزینه بسیار زیادی را متحمل شوید، کارمند خوب خود را از دست نخواهید داد و به آن فرد نیز کمک کرده اید که مهارت های نرم خود را ارتقا دهد و کارمند بهتری برای سازمان باشد و در کارهای آینده خود نیز موفق تر باشد.

اما در بعضی موارد نیز واقعا ممکن است که وقت اخراج کارمندی از سازمان باشد. این وظیفه تیم منابع انسانی است که بداند یک کارمند دقیقا در چه زمانی باید از سازمان خارج شود تا هم به نفع او باشد و هم به نفع سازمان. اگر تیم منابع انسانی به این نتیجه برسد که ممکن است این کارمند در جای دیگری خوشحال تر باشد، مدیران سازمان باید به تیم منابع انسانی اجازه دهند تا این فرد را با احترام از سازمان اخراج کنند و فرد دیگری را جایگزین او کنند.

5- به روز رسانی سیاست های سازمان

سیاست های کلی و جزئی سازمان باید هر سال، با توجه به تغییرات سازمان به روز شوند و یا حداقل آزمایش شوند تا میزان کارآمدی آن ها مشخص شود. این وظیفه تیم منابع انسانی است که به طور رسمی بروزرسانی های سیاست های سازمان را انجام دهند و سیاست هایی که دیگر به سازمان کمک نمی کنند را، حذف کنند. در برخی موارد ممکن با توجه به شرایطی که به طور ناگهانی پیش می آید، سیاست های خاصی نیاز به تغییر داشته باشند؛ در این حالت تیم منابع انسانی باید به سرعت در موضوع وارد شوند و سیاست مذکور را تغییر دهند.

6- نگهداری و حفاظت از اطلاعات کارمندان

تیم منابع انسانی از لحاظ قانونی این اختیار را دارد که اطلاعات مربوط به کارمندان را نزد خود نگه دارد و از آن ها برای پیدا کردن ضعف ها و قوت های کارمندان و همچنین برای بهبود بخشیدن به فرایند استخدام نیروهای جدید با توجه به نقاط ضعف تیم فعلی، استفاده کند. این اطلاعات همچنین شامل اطلاعات شخصی و راه های تماس اضطراری با کارمند نیز می باشد.

7- بررسی امکانات سازمان

برای جذب استعداد های درخشان در سازمان، باید شرایطی رقابتی با دیگر سازمان ها ایجاد کنید. نیروهای موفق ممکن است به جای شما سازمانی را انتخاب کنند که حقوق کمتری به آن ها پرداخت می کند، اما امکانات بیشتری در اختیار آن ها می گذارد. تیم منابع انسانی باید به صورت مداوم امکانات دیگر سازمان ها را بررسی کند تا مطمئن شود که امکانات سازمان شما همچنان برای کارمندان رقابتی و جذاب هست یا خیر. اهمیت محیط کار بر سلامت روان افراد از مواردی است که تیم منابع انسانی باید به آن توجه کند و به بهبود فضای کاری کمک کند. برای مثال می توان برای کارمندان اتاقی برای تفریح و سرگرمی در محل کار در نظر گرفت یا کمک هزینه هایی برای سفر، ازدواج، درمان یا وام های کم بهره به آن ها پرداخت کرد.

سخن پایانی

وجود تیم منابع انسانی فعال و حرفه ای، برای رشد و پیشرفت هر کسب و کار موفقی لازم و ضروری است. همانطور که پیش از این هم ذکر کردیم، کارمندان قلب تپنده هر کسب و کاری هستند و این تیم منابع انسانی است که وظیفه مراقبت از قلب سازمان را بر عهده دارد.

یاشار ظروفی مدیر محتوا