مدیریت زمان در کسب و کار
یکی از وظایف مدیران موفق این است که اهمیت دادن به زمان را در محل کار ترویج دهند. در این مقاله به روش‌هایی که مدیران می‌توانند برای رواج این امر مهم از آن‌ها استفاده کنند می‌پردازیم:
چرا مدیریت زمان در رهبری یک کسب و کار حیاتی است؟
به طور خلاصه مدیریت زمان، بازدهی و اثربخشی یک تجارت را بهبود می بخشد. از این رو صاحبان مشاغل باید به طور مداوم بر توسعه یا بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود و کارمندانشان کار کنند. رفتار مدیران در شکل گرفتن فرهنگ سازمانی یک شرکت، امری حیاتی است. اگر مدیران نتوانند زمان خود را به خوبی مدیریت کنند نباید انتظار داشته باشند که کارمندان موفق به این مسئله توجه لازم را نشان دهند.
مزایای مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارت‌ها در کسب و کار است، اما به نظر می‌آید که اغلب مدیران و کارمندان همه روزه با آن دست و پنجه نرم می‌کنند و به نتیجه نمی‌رسند. به ویژه در مشاغل کوچک و متوسط، مدیریت بد زمان منجر به ناکارآمدی کل سیستم و شکست آن می‌شود. در کسب و کارهای توسعه یافته و بزرگ‌تر، مدیریت بد زمان می‌تواند یک بخش را درگیر خود کند که با مدیریت درست نیروها می‌شود مشکل را در زمانی کوتاه رفع کرد؛ مگر اینکه در یکی از بخش‌های کلیدی با این مشکل روبرو شویم. با این حال، مزایای مدیریت زمان بسیار قابل اندازه‌گیری نیست. مشاغلی که از زمان خود به خوبی استفاده می کنند، امکان این را دارند که همیشه خدمات خود را به موقع ارائه دهند و نظر مشتریان را به خوبی جلب کنند.
از طرفی مدیریت زمان مناسب به کسب و کارها این قابلیت را می‌دهد که مشکلات پیش آمده را، بدون اینکه به فعالیت‌های روزمره سازمان آسیبی وارد شود، رفع کند. این امر برای مشاغلی که برای افزایش نرخ بازگشت سرمایه (ROI) به تولید مداوم متکی هستند، ضروری است. یک برنامه سازمان‌دهی شده و ساختار یافته می‌تواند وقت اضافی را برای حل مشکلات و چالش‌های پیش‌بینی نشده فراهم کند.
نکاتی برای مدیریت زمان در کسب و کار
1- اولویت بندی
اولویت بندی مسائل در لیست کارهایتان، به شما کمک می‌کند که در رسیدن به اهداف روزانه و بلندمدت خود متمرکز باشید. از خود بپرسید، که چه کارهایی حتما باید تا پایان روز انجام شود؟ هر مورد را با توجه به اهمیت یا زمان تحویل آن اولویت‌بندی کنید و شروع به انجام کارهای با اولویت بالاتر بکنید. در این صورت اگر در طول روز اتفاق غیرمنتظره‌ای پیش بیاید، می‌دانید که مهمترین کارها انجام شده است. این مهم به کاهش استرس و اضطراب روزانه شما به عنوان یک مدیر موفق نیز کمک شایانی می‌کند.
2- اهداف قابل اندازه‌گیری
این امر هم برای مدیران و هم برای کارمندان ضروری است. ایجاد اهداف مشخص به شما کمک می کند تا میزان موفقیت و پیشرفتی که در کارتان داشتید را اندازه‌گیری کنید و آن را تحلیل کنید. در این حالت می‌توانید از خودتان سوالاتی از این قبیل بپرسید:”سال آینده در همین موقع می‌خواهم کجا باشم؟” این سوالات را هم به عنوان یک کارمند و هم به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید مطرح کنید.
پاسخ سوالات شما باید منجر به در نظر گرفتن اهدافی قابل لمس و قابل اندازه‌گیری شود تا بتوانید آن‌ها را به راحتی با کارمندان خود در میان بگذارید و پس از بررسی جوانب مختلف آن، شروع به انجام اقدامات اولیه کنید. مدیریت زمان به این معنی است که شما نه تنها در تمام وقت خود مولد و کارآمد هستید، بلکه انرژیتان نیز کاملا بر رسیدن به اهداف شرکت متمرکز است.
3- برنامه‌ریزی زود هنگام
امروز برنامه‌ریزی کردن نه تنها برایتان زمان می‌خرد، بلکه از شما را از استرس و اضطراب بی‌مورد درباره فردا نیز آسوده می‌کند. هنگامی که اهداف خود را تعیین کردید، می‌توانید برای رسیدن به آن‌ها روی یک جدول زمانی نیز کار کنید.
بخش مهمی از فرایند برنامه‌ریزی، واقع بین بودن در مورد آنچه که در این زمان می‌توانید انجام دهید و به دست آورید، در این جدول زمانی است. در دام تعیین کردن اهدافی که فراتر از توان شما هستند نیافتید؛ اگرچه وقت زیاد است، اما اطمینان از اینکه زمان کافی برای ارائه یک محصول یا خدمات با کیفیت را دارید، همیشه باید اولویت اصلی شما باشد. به عنوان یک مدیر، رعایت نکردن مهلت مقرر می‌تواند کارمندان شما را نیز دلسرد کند. بنابراین مطمئن باشید که اهداف را منطقی تعیین کرده‌اید و موارد لازم برای تحقق آن را با تیم خود در میان گذاشته‌اید.
4- واگذاری مسئولیت‌ها
به عنوان یک مدیر، وقت شما اغلب بین کارهای روزمره و مسئولیت‌های کلان تقسیم می‌شود. دانستن اینکه چه زمانی برای واگذار کردن برخی از این کارها به کارمندان مناسب است، می‌تواند در وقت شما صرفه‌جویی کند. این کار علاوه بر کمک کردن به شما، فرصتی عالی برای ایجاد انگیزه در کارمندان با افزایش مسئولیت‌ها و چالش‌ها است.
یک راه عالی برای این که بفهمید یک کار را چه زمانی و به چه کسی باید بسپارید، تخمین زمانی است که شخص مربوطه برای انجام آن نیاز دارد. آیا این فرد نیاز به زمانی برای آموزش اضافی دارد؟ آیا بررسی کارهای آن‌ها نسبت به انجام آن زمان بیشتری از می‌گیرد؟ این‌ها نمونه سوالاتی است که شما باید قبل از واگذار کردن کارها از خودتان بپرسید.
از ابزارها برای مدیریت زمان استفاده کنید.
مدیریت زمان، با استفاده از ابزارهای مخصوص، کاری به مراتب راحت‌تر است. سیستم‌های مدیریت زمان، مانند برنامه‌های ردیابی زمان (Time Tracker)، روشی ساده و بی‌دردسر برای مدیریت برنامه کارمندان شما ارائه می‌دهند. سیستم های ردیابی زمان آنلاین به شما این امکان را می‌دهند که برنامه‌های کارمندان و همچنین برنامه‌های خودتان را از طریق تلفن هوشمند یا رایانه خود مدیریت کنید.
ردیابی زمان در یک سیستم مشترک، به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد که شفافیت و کار گروهی در بین کارمندان را نیز رصد کنند. توانایی مدیریت سریع برنامه‌ها و واگذاری کارها بین کارمندان، می‌توانید مطمئن باشید که کارمندان شما هر آنچه که نیاز دارند را می‌دانند و همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان در موفقیت شرکت به یک اندازه سهیم هستند.
سخن پایانی
مدیریت زمان در کار را جدی بگیرید و همین امروز به دنبال توسعه و پیشرفت آن باشید. برای اینکه بدانید چه روشی برای شما مناسب‌تر است، راه‌های مختلفی را امتحان کنید. ممکن است راهی که برای یک شرکت جواب می‌دهد ممکن است برای شما جواب ندهد. برای انتخاب بهترین ابزار و روش از کارمندانتان نظرسنجی کنید. در نهایت این کارمندان شما هستند که باید با این ابزار کار کنند.
یاشار ظروفی مدیر محتوا
